« Standardisation des offres des prestataires de service de maintenance »

1 - Changez votre approche de la consultation des prestataires* pour vos contrats privés de maintenance

Enjeux :

·   Gain de temps
·   Gain en qualité
·   Sérénité des consultations

Personnes concernées :

·   Prestataires de maintenance
·   Clients:
       . Services achats
       · Responsables techniques maintenance

Déroulement simplifié d'une consultation :

Renvoi (1): Projet de contrat. La société Ingexpert a promu la disparition des « cahiers des charges » de consultation, au profit des « projets de contrats ». Même les plus gros groupes industriels adoptent aujourd'hui cette idée.

Renvoi (2): Offres prestataires.
Constat : aujourd'hui, dans le cadre d'une consultation pour un contrat de maintenance*, les prestataires de maintenance fournissent des offres de prestation en trois parties :

   1.  présentation
   2.  technique (ou encore appelée « note méthodologique »)
   3.  financière

Or étrangement, les informations techniques ne valident quasiment jamais le projet de contrat qui sert de support à la consultation. Elles sont souvent très générales, car servent à toutes les consultations: elles sont à peine adaptées à la consultation.

De ce fait, la lecture et la comparaison précise des offres des prestataires sont impossibles sans un, voire plusieurs, réalignements techniques. Cela représente systématiquement un temps de travail considérable, parfois de l'incompréhension et ainsi une perte de bonne humeur. Et le pire étant qu'au final, le client n'est pas sur de ce qu'il achète.

Aussi, pour l'efficacité des contrats, pour que prestataire et client gagnent du temps, pour avoir plus de chances de s'engager avec le meilleur prestataire (ou groupement), la société Ingexpert préconise de généraliser le contenu de l’offre technique minimale décrit à la suite :

a - Première partie = validation et réserves :

le prestataire valide le contenu du projet de contrat et précise clairement les réserves éventuelles :

·   en indiquant  les paragraphes concernés
·   en  s'exprimant clairement

b - Seconde partie = avenants :

 le prestataire propose les paragraphes à mettre à jour ou à insérer dans le projet de contrat.

c -  Troisième partie = atteinte des résultats :

le prestataire explique comment il compte s'y prendre pour parvenir à respecter les prescriptions du projet de contrat (atteinte de la qualité et des objectifs):

·   en indiquant les paragraphes concernés
·   en s'exprimant clairement
·   en indiquant les résultats envisagés

*Consultation pour sélectionner un prestataire de service en maintenance

2 - Avenir :

La société Ingexpert s’est déjà lancé un nouveau défi dans le même domaine :

"Faire en sorte que les clauses techniques des contrats ne soient plus reléguées en « Annexe 1 » ce qui alourdit considérablement la lecture des contrats de prestation et leur fait perdre en efficacité."

3 - Philosophie "Symptôme, cause, remède" :

Il n'est pas dans l'intérêt financier d'Ingexpert de diffuser ce genre d’informations, mais c’est dans l'intérêt de la maintenance, de ses clients.

Vendre des "remèdes" (du conseil) est peut-être lucratif, mais éviter les "symptômes" est la raison d’être d’Ingexpert. Nous recherchons systématiquement les "causes" aux problèmes auxquels nous sommes confrontés afin de proposer de nouvelles méthodologies, les "remèdes" les plus vrais possible.

Notre volonté est d'évoluer pour atteindre toujours plus de disponibilité des biens.

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